Thời đại công nghệ 4.0 mang đến một luồng gió mới cho mọi ngành nghề kinh doanh, trong đó có spa làm đẹp. Con người không cần phải đau đầu với những tính toán thủ công, giấy tời rườm rà nữa. Mọi thứ đều được tích hợp trong phần mềm công nghệ số thật dễ dàng. Bạn đã biết 5 lý do cho thấy phần mềm quản lý spa vượt trội hơn hẳn phần mềm quản lý excel chưa? Nếu chưa thì cùng chúng tôi tham khảo qua bài viết dưới đây!
Những bất cập khi quản lý spa bằng excel
Trước đây, các chủ spa gần như đã hoàn toàn quen thuộc với cách sử dụng excel để quản lý. Bởi miễn phí hoàn toàn và sử dụng dễ dàng, chỉ cần tìm hiểu sơ qua là đã có thể sử dụng. Excel với hệ thống cột và hàng giúp các chủ nhà hàng có thể phân loại, tìm kiếm dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng thay vì phải mất thời gian ghi chép sổ sách. Tuy nhiên, khi công nghệ số phát triển như vũ bão hiện nay, quản lý spa bằng excel lại có quá nhiều bất cập, không phù hợp nữa.
- Khó khăn trong việc lên báo cáo chi tiết, lập hóa đơn thủ công chậm, thiếu chuyên nghiệp mà dễ sai sót
- Độ bảo mật không cao. Thông tin spa của bạn có thể bị đánh cắp một cách dễ dàng.
- Có thể phát sinh rất vô số kinh phí khác trong quá trình sử dụng như: kinh phí thời gian, kinh phí nâng cấp, mất điện, hỏng máy, lỗi win… cũng sẽ xóa sạch những dữ liệu bạn đang dùng.
- Không phù hợp với những spa kinh doanh với quy mô lớn.
- Khả năng kết nối với nhiều thiết bị khác như: Tính tiền bằng mã vạch, máy in hóa đơn…còn khá hạn chế.
Những bất cập này đòi hỏi bạn phải tìm đến một giải pháp quản lý chuyên nghiệp hơn, giúp cho công việc kinh doanh spa của bận nhàn rỗi hơn, chính xác hơn, đó chính là phần mềm quản lý spa nào tốt nhất.
5 lý do cho thấy quản lý spa bằng phần mềm vượt trội hơn hẳn quản lý excel
Dù là sản phẩm mất phí, nhưng kinh doanh là phải đầu tư, chỉ mất hơn trăm nghìn trên tháng là bạn đã sở hữu một phần mềm quản lý spa tiện ích nhất.
Quy Trình quản lý khách hàng đơn giản – chuyên nghiệp
Nếu như quản lý thông tin khách hàng bằng excel dùng phương thức lưu trữ những thông tin dữ liệu của khách hàng, tình trạng kho hàng, sản phẩm với từng file excel riêng. Mỗi lần tìm kiếm sẽ mất khá nhiều thời gian, quá trình nhập liệu cũng hoàn toàn bằng tay nên chắc chắn không tránh khỏi sai sót và nhầm lẫn. Lịch hẹn của khách hàng chồng chéo lên nhau hay quên book chỗ cho khách hàng…Nó sẽ khiến bạn mất đi tính chuyên nghiệp trong kinh doanh.
Phần mềm quản lý spa ra đời sẽ giải quyết rắc rối này một cách triệt để. Giờ giấc, lịch hẹn của khách hàng đều được thể hiện rõ với các thông tin cần thiết, cập nhật liên tục. Bạn cũng sẽ dễ dàng phân loại và quản lý khách hàng theo các nhóm đối tượng nhờ vào phần mềm leu trữ thông tin chi tiết khách hàng. Ngoài ra, phần mềm còn được trang bị thêm chức năng tự thống kê hiện mặt hàng, dịch vụ nào đang là xu hướng để kịp thời đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý nhất. Đặc biệt, với chức năng quản lý dựa trên mã sản phẩm và mã vạch kết hợp với thiết bị quét mã vạch còn giúp cho chủ quản lý spa tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
Quản lý nhân viên, kiểm soát thu chi hiệu quả
Một ưu điểm tuyệt vời dễ dàng nhận thấy ở phần mềm quản lý spa chính là khả năng quản lý nhân viên, kiểm soát thu chi hiệu quả ở mọi lúc, mọi nơi. Các tính năng thông minh được tích hợp trong phần mềm, trong đó có phiên bản dành cho điện thoại di động, nên bạn có thể theo dõi, quản lý hoạt động kinh doanh spa bất cứ thời điểm nào, bất cứ nơi đâu. Sẽ rất bất tiện khi với excel, bạn di chuyển bất cứ nơi đâu, bạn không thể kiểm soát những vận hành kinh doanh của nhà hàng nếu không đem theo máy tính.
Chủ spa có thể quản lý, điều phối công việc cho nhân viên trở nên dễ dàng và linh hoạt. Chủ động quản lý được việc chấm công, trạng thái đặt hàng, quy trình công việc của từng nhân viên. Việc tính lương và hoa hồng cũng trở nên đơn giản hơn khi không phải sử dụng nhiều công thức excel rắc rối. Giúp nhân viên lễ tân thanh toán cho khách hàng dễ dàng, quản lý dòng tiền thu – chi một cách hiệu quả.
Khả năng báo cáo, kiểm soát tức thì, chính xác
Nếu sử dụng quản lý dòng tiền bằng excel, mỗi khi muốn tổng hợp dữ liệu và đưa ra báo cáo, thì phải sử dụng hàm tính toán và chỉ tổng hợp vào cuối kỳ, không thể theo dõi thường xuyên và không tránh khỏi dẫn đến sai lệch. Với phần mềm quản lý spa, việc theo dõi doanh thu, lượt khách hàng, hay các loại tiền trong spa chỉ còn là những cú click dễ dàng. Bạn cũng có thể quản lý thông tin dữ liệu bất cứ lúc nào, nơi đâu nếu muốn theo dỗi chi tiết theo từ tuần, tháng, năm. Với công nghệ điện toán đám mây, mỗi cập nhật thông tin của spa diễn ra ngay tức thì. Cho phép phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh cực nhanh chóng. Đảm bảo dữ liệu luôn được lưu trữ an toàn kể cả lúc máy tính gặp trục trặc hay bị ngắt kết nối cũng không mất đi.
Tiết kiệm thời gian, chi phí
Phần mềm quản lý spa xây dựng dựa trên công nghệ điện toán đám mây và khả năng phân quyền sử dụng rõ ràng, nên có thể giúp bạn quản lý spa đơn giản. Hệ thống cho phép đồng bộ dữ liệu tự động, sử dụng trên nhiều thiết bị nên tiết kiệm chi phí quản lý, nhân sự và thời gian.
Quản lý thông tin hiệu quả
Việc spa sử dụng excel để lưu trữ các thông tin về doanh thu, khoản thu chi, sản phẩm dịch vụ…mỗi lần tìm kiếm mất rất nhiều thời gian. Việc hạn chế trong quản lý thẻ dịch vụ, chương trình khuyến mãi, ưu đãi đặc biệt cho khách hàng…khiến bạn tốn khá nhiều thời gian để xử lý. Thì với phần mềm quản lý spa, mọi nghiệp vụ quản lý đều đã được tích hợp trên phần mềm. Chỉ cần nhập thông tin là mọi dữ liệu cần được hiển thị nhanh chóng, vượt trội hẳn phương pháp quản lý bằng excel.
Như thế nào là phần mềm quản lý spa tốt?
Một phần mềm quản lý spa tốt phải đảm bảo các tiêu chí quan trọng sau:
- Dễ sử dụng, đơn giản hóa mọi thao tác quản lý
- Giao diện thân thiện với người dùng, những mục đặt lịch hẹn, chấm công, báo cáo doanh thu và lợi nhuận…phải chi tiết và rõ ràng
- Tính linh hoạt và tự động hóa thông báo sẽ tự động báo việc xếp trùng lịch cho khách để chủ quản lý spa biết và kịp thời xử lý
- Giá cả phải chăng, không khiến bạn tốn cả bội tiền mua hoặc setup. Một số phần mềm cho phép trả phí theo gói để sử dụng dịch vụ với chi phí tiết kiệm hơn, nhưng các tính năng vẫn được đảm bảo. Đặc biệt, có thể dùng thử miễn phí chính là sự lưa chọn hoàn hảo cho bạn.
Top 3 những phần mềm quản lý spa tốt nhất cho doanh nghiệp
Trước khi đi đến top những ứng dụng quản lý tiệm spa tốt nhất ngày nay được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhưng bạn lại luôn sỡ hửu phầm mềm quản lý thẩm mỹ viện cho riêng doanh nghiệp mình thì bạn có thể tham khảo qua đơn vị thiết kế phần mềm spa Mona của Công ty bán phần mềm Mona là một trong những công ty lão làng trong lĩnh vực với độ uy tin cao cùng với quy trình lập trình chuyên nghiệp. Phần mềm quản lý spa tốt nhất cho doanh nghiệp nổi tiếng nhất vẫn kể đến 3 ứng dụng đình đám dưới đây:
Nano Spa: Phần mềm quản lý spa online
Nano Spa mang đến giải pháp quản lý spa hiệu quả, giúp nhân viên có thể đặt lịch hẹn và quản lý hóa đơn cụ thể chi tiết từng thời điểm vô cùng đơn giản. Phần mềm quản lý spa này mang đến những tính năng hữu ích như: thiết lập hệ thống quản lý chuỗi spa; lưu trữ mọi thông tin dữ liệu của khách hàng; quản lý lịch hẹn khách hàng tiềm năng; quản lý chi tiêu…
TimeSpa: Phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp
Phần mềm spa thông minh, hiện đại TimeSpa đến từ TimeSoft. Đây là ứng dụng hàng đầu về chất lượng cũng như dịch vụ tư vấn khách hàng. TimeSpa tích hợp trọn vẹn những ưu điểm dựa trên sự kế thừa của toàn bộ hệ thống quản lý spa có mặt trên thị trường hiện nay. Tiện ích của TimeSpa là: quản lý lịch hẹn với khách hàng, lưu lại lịch sử giao dịch; thông báo lịch hẹn cho khách hàng thông qua SMS; quản lý thông tin dữ liệu khách hàng; thiết lập chương trình khuyến mãi, giảm giá; quản lý chấm công nhân viên… Đặc biệt, với việc đồng bộ dữ liệu với công nghệ điện toán đám mây, TimeSpa cho phép quản lý spa qua ứng dụng thiết bị di động đơn giản hơn bao giờ hết.
Myspa: Phần mềm quản lý spa thẩm mỹ viện
Tính năng tuyệt vời của phần mềm quản lý spa này giúp người dùng thiết lập lịch hẹn khách hàng, thông báo và nhắc nhở lịch cho khách, báo cáo hoạt động tài chính, kiểm soát nhân viên cũng như quản lý mọi hoạt động của spa hoàn toàn dễ dàng mọi lúc, mọi nơi.
Hãy biến mọi hoạt động quản lý khó nhằn đau đầu từ excel sang phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp, bạn sẽ thấy sự lựa chọn của mình chưa bao giờ là sai lầm.