Mẫu brochure đã in xong, hợp đồng đã sẵn sàng để ký, nhưng kiện hàng lại nằm đâu đó trên đường. Đội ngũ chúng tôi gặp tình huống này khá thường xuyên khi làm việc với các agency thiết kế và xưởng sản xuất bên Trung Quốc. Chỉ chậm một ngày cũng đủ làm lỡ buổi duyệt sản phẩm. Có lần cả lịch ra mắt chiến dịch phải lùi lại. Vì vậy, với chuyển phát nhanh từ Hà Nội đi Trung Quốc, chúng tôi cho rằng chuẩn bị kỹ ngay từ đầu quan trọng hơn nhiều so với việc chọn đơn vị nhanh nhất. Bài này tổng hợp những gì bên mình rút ra sau nhiều lần gửi mẫu, hy vọng giúp bạn tránh được những lỗi quen thuộc.
Những món hàng thường được gửi sang Trung Quốc
Danh sách hàng gửi đi khá quen thuộc. Thường là brochure in thử, bao bì mẫu, thiết bị demo nhỏ và đôi khi là bản hợp đồng cứng cần đóng dấu. Mỗi loại lại có một lưu ý riêng. Tài liệu giấy thì nhẹ và ít rắc rối, nhưng nếu có con dấu thì thường bị kiểm tra kỹ hơn. Khi gửi tài liệu có dấu, bạn nên chuẩn bị sẵn bản scan để đối chiếu nếu cần.
Thiết bị điện tử lại vướng quy định về pin, nhất là pin lithium gắn sẵn trong máy. Trước khi đóng gói, hãy hỏi rõ món hàng thuộc nhóm nào. Nghe có vẻ thừa, nhưng chúng tôi đã thấy không ít lô hàng bị giữ lại chỉ vì một viên pin nhỏ nằm lẫn trong hộp mà không được khai báo.
Chuyển phát nhanh khác vận chuyển thường ở đâu
Nói đơn giản, chuyển phát nhanh là dịch vụ giao tận tay người nhận trong khoảng thời gian cam kết, và bạn theo dõi được từng chặng đi. Vận chuyển thường rẻ hơn nhưng thời gian dài và khó đoán. Với lô mẫu phải kịp một buổi họp cụ thể, khác biệt này rất lớn. Một lô hàng đi mất hai tuần có thể khiến cả nhịp làm việc bị kéo lệch.
Dịch vụ này phù hợp nhất với lô hàng nhẹ, thường dưới 20 kg. Khi kiện nặng hơn, chi phí tăng nhanh, lúc đó nên cân nhắc các phương án khác để không đội chi phí quá mức.
Viết địa chỉ nhận ở Trung Quốc sao cho không bị trả về
Lỗi này nhỏ nhưng gây phiền nhiều nhất. Địa chỉ viết tiếng Việt hoặc tiếng Anh đôi khi vẫn tới nơi, nhưng nhiều đơn vị giao nhận bên Trung Quốc yêu cầu thêm chữ Hán. Tên người nhận, số điện thoại và địa chỉ nên ghi cả hai bản, đặt rõ ràng trên nhãn kiện.
Một mẫu thường dùng là: tên người nhận, số điện thoại có mã vùng, rồi đến địa chỉ theo thứ tự từ tỉnh, thành phố, quận đến số nhà. Ví dụ: 广东省深圳市南山区科技园某某大厦 15 楼. Lần đầu nhìn sẽ thấy lạ, nhưng đây đúng là thứ tự người bên đó quen đọc, và nhân viên giao nhận sẽ tra cứu nhanh hơn hẳn.
Hồ sơ và tờ khai cho bưu kiện giá trị thấp
Nhiều người nghĩ hàng mẫu không thanh toán thì không cần khai. Thực tế, bưu kiện nào cũng cần tờ khai, dù giá trị thấp. Bạn cần ghi rõ mô tả hàng, giá trị khai báo và mục đích gửi, chẳng hạn là mẫu thiết kế, không mang đi bán.
Khai giá sát thực tế là cách an toàn nhất. Khai quá thấp để tiết kiệm có thể khiến hàng bị giữ lại kiểm tra, và thời gian mất thêm đôi khi còn lớn hơn khoản tiền bạn định tiết kiệm.
Chi phí thực tế và cách giảm bớt
Chi phí phụ thuộc vào cân nặng, kích thước và biểu phí tại thời điểm gửi. Để tránh bất ngờ, hãy hỏi báo giá cụ thể trước khi gửi, đừng dựa vào con số của lần trước vì biểu phí thay đổi khá thường xuyên.
Có vài cách làm giúp giảm chi phí mà không ảnh hưởng tiến độ. Gộp nhiều mẫu vào một kiện giúp tránh nhân chi phí lên nhiều lần. Chọn mốc cân sát với tổng trọng lượng thực để không bị tính thừa. Bên mình từng tư vấn cho một công ty dịch vụ gửi ba bộ mẫu riêng lẻ trong một tuần. Khi gộp lại thành một kiện, họ tiết kiệm đáng kể mà vẫn kịp lịch duyệt. Cách làm này không cầu kỳ, nhưng hiệu quả rõ.
Theo dõi và xử lý khi bưu kiện bị kẹt
Bưu kiện đôi khi đứng yên vài ngày ở một chặng nào đó. Đừng hoang mang ngay. Nhưng nếu đã quá mốc cam kết mà chưa có cập nhật, bạn nên gọi hỏi. Khi gọi, hãy chuẩn bị sẵn mã vận đơn, ngày gửi và thông tin người nhận để bộ phận hỗ trợ tra cứu nhanh.
Nếu gần đến lịch họp mà vẫn chưa thấy hàng, gửi lại một bộ dự phòng thường cứu được tình thế. Đội ngũ chúng tôi hay khuyên khách gửi trước một bộ nhỏ để kiểm tra đường đi. Nhờ vậy, khi cần gửi bộ chính thức, bạn đã biết trước phải chỉnh gì.
Sai lầm hay gặp khi gửi mẫu
Có hai lỗi lặp lại nhiều nhất. Thứ nhất là gửi chất lỏng, pin hoặc bột mà không kiểm tra quy định, những món này dễ bị giữ lại hoặc trả về. Thứ hai là khai sai trị giá, khiến hàng bị kiểm tra kỹ và chậm hơn.
Trước khi đóng gói, hãy đọc lại danh sách món hàng và kiểm tra từng món. Chậm vài phút ở bước này sẽ tiết kiệm nhiều ngày chờ đợi về sau.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển phát nhanh sang Trung Quốc mất bao lâu?
Thời gian phụ thuộc tuyến đường, thủ tục hải quan và thành phố nhận. Vài ngày làm việc là mức phổ biến. Bạn nên hỏi thời gian cam kết cụ thể cho tuyến của mình trước khi gửi.
Có gửi được tài liệu có con dấu không?
Được, nhưng nên kiểm tra quy định của đơn vị vận chuyển trước. Tài liệu có dấu thường vẫn gửi được, miễn là bạn khai đúng nội dung để tránh bị giữ lại.
Nếu bưu kiện thất lạc thì bồi thường thế nào?
Mức bồi thường thường dựa trên giá trị khai báo và điều khoản của đơn vị vận chuyển. Đó là lý do nên khai sát thực tế. Hãy giữ lại hóa đơn và tờ khai làm căn cứ khi cần khiếu nại.
Nếu bạn đang chuẩn bị một đợt gửi mẫu quan trọng, có thể tham khảo thêm gửi bưu kiện nhanh sang Trung Quốc để so sánh các lựa chọn. Đội ngũ chúng tôi cũng sẵn sàng tư vấn cách đóng gói và chọn hình thức phù hợp để kịp lịch làm việc của bạn. Nếu bạn đang cần đồng bộ cả thiết kế mẫu lẫn quy trình gửi hàng, hãy xem thêm kinh nghiệm thuê thiết kế website hữu ích cần biết và SME mở văn phòng mới: chuẩn bị hồ sơ và tiền mặt. Đây đều là những tài liệu thiết thực cho doanh nghiệp đang triển khai.