Tuần đầu dọn vào văn phòng mới, đội ngũ chúng tôi thường thấy cảnh giấy tờ nằm rải rác khắp nơi. Hợp đồng để trên bàn kế toán, con dấu nằm trong ngăn kéo hành chính, hồ sơ thuế thì tạm đặt dưới gầm máy in. Nghe nhỏ nhặt, nhưng đây thường là chỗ doanh nghiệp mới bắt đầu gặp rắc rối đầu tiên. Khi bạn chuẩn bị chuyển về không gian làm việc mới, việc lên kế hoạch cho hồ sơ, con dấu và tiền mặt nên được đặt ngang hàng với việc chọn nội thất hay kéo mạng.
Bài viết này đi qua những hạng mục bạn nên dự trù cho hồ sơ, hợp đồng và tiền mặt. Chúng tôi viết dựa trên việc trực tiếp làm việc với các doanh nghiệp nhỏ, không theo khuôn mẫu sách vở. Mỗi phần bên dưới đều có ví dụ và lưu ý thực tế mà bạn có thể áp dụng ngay.
Tuần đầu dọn vào văn phòng: giấy tờ lạc khắp nơi
Đây là giai đoạn dễ mất kiểm soát nhất. Mọi người đang tất bật xếp bàn, lắp máy in, kéo dây mạng, nên giấy tờ thường được đặt tạm chỗ này chỗ kia. Tạm lâu dần thành cố định. Đến khi cần tìm bản gốc hợp đồng, không ai nhớ nó nằm ở đâu.
Hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng với nhà cung cấp, hồ sơ thuế và con dấu thường bị gom chung một bàn. Cách này tiện lúc đầu, nhưng về sau rất khó biết ai đã lấy gì và vào lúc nào. Bạn không cần đầu tư lớn để cải thiện. Chỉ cần tách riêng khu vực cất giữ và ghi lại vị trí của từng loại giấy tờ quan trọng.
Một lần thất lạc con dấu
Chúng tôi từng làm việc với một công ty nhỏ, con dấu để trong hộc bàn không khóa. Một buổi sáng họ cần đóng dấu gấp cho hồ sơ đã hẹn từ trước. Nhân viên mới không biết con dấu ở đâu, cả buổi bị gián đoạn, người phụ trách phải gọi điện hỏi từng người. Sau chuyện đó, doanh nghiệp mới nghĩ đến việc cất giữ có quy tắc. Chuyện tưởng nhỏ, nhưng cho thấy khi không có chỗ cất rõ ràng, sự cố chỉ là vấn đề thời gian.
Danh mục tài sản vật lý cần quản lý
Trước khi lo những việc khác, nên lập một danh mục đơn giản cho các thứ có giá trị pháp lý hoặc tiền bạc. Danh mục cần ghi rõ người phụ trách và vị trí cất giữ của từng món. Một bảng tính đơn giản là đủ dùng cho phần lớn doanh nghiệp nhỏ, miễn là ai trong nhóm cũng biết nó nằm ở đâu.
Thông thường danh mục gồm con dấu công ty và con dấu chức danh, bản gốc hợp đồng thuê và hợp đồng lao động, USB token chữ ký số kèm mã PIN riêng, cùng quỹ tiền mặt nhỏ dùng cho chi phí phát sinh.
USB token chữ ký số nghe có vẻ là thiết bị kỹ thuật, nhưng nói đơn giản nó giống chiếc chìa khóa điện tử để ký hồ sơ trên mạng. Nếu mất token hoặc lộ mã PIN, người khác có thể ký thay doanh nghiệp. Vì vậy nó cần được quản lý như tài sản thật sự, không để lẫn với đồ dùng văn phòng thông thường.
Quỹ tiền mặt nhỏ cũng cần có sổ theo dõi. Chúng tôi gặp không ít trường hợp tiền lẻ nhét trong phong bì mà không ai ghi lại. Đến cuối tháng cả nhóm loay hoay không biết số tiền đã đi đâu. Một quyển sổ ghi ngày, khoản chi và người nhận đã giải quyết được phần lớn chuyện này.
Phân quyền: ai được tiếp cận tài liệu nào
Không phải ai trong công ty cũng cần xem mọi tài liệu. Ranh giới này nên được vạch ra ngay khi nhân sự còn ít. Nếu để đến lúc đội ngũ đông lên mới bàn, bạn sẽ phải gỡ những thói quen đã ăn sâu.
Chủ doanh nghiệp thường giữ quyền cao nhất với con dấu và hợp đồng quan trọng. Kế toán cần quyền xem hồ sơ thuế và chứng từ thanh toán để làm việc hằng ngày, còn bộ phận hành chính quản lý vật tư và giấy tờ thường nhật. Mỗi vai trò chỉ nên tiếp cận đúng phần việc của mình.
Nhật ký bàn giao
Khi một người nhận hoặc trả lại tài sản, hãy ghi lại trong sổ: ngày tháng, nội dung bàn giao, người giao và người nhận. Thủ tục nghe có vẻ rườm rà, nhưng khi có chuyện xảy ra, cuốn sổ giúp biết chính xác mọi thứ đã qua tay ai. Chúng tôi thường khuyên khách hàng bắt đầu làm điều này ngay tuần đầu, vì về sau việc truy lại lịch sử gần như không thể.
Số hóa hồ sơ nhưng vẫn giữ bản gốc
Số hóa là xu hướng đúng đắn, nhưng nhiều người hiểu nhầm rằng có bản scan là đủ. Với nhiều loại giấy tờ, bản gốc vẫn phải được giữ theo quy định, nên đừng vội hủy bản giấy chỉ vì đã có file. Hãy xem bản scan là bản dự phòng và bản tra cứu nhanh, còn bản gốc mới có giá trị pháp lý.
Một quy trình số hóa gọn gàng thường gồm ba bước. Thứ nhất, scan đầy đủ, không bỏ sót trang nào. Thứ hai, đặt tên file theo quy tắc thống nhất, ví dụ ghi ngày tháng và loại hồ sơ ở đầu tên. Thứ ba, sao lưu sang ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây. Thiếu bước sao lưu, một lần hỏng ổ cứng có thể khiến bạn mất cả năm dữ liệu mà không có cách khôi phục.
Thời hạn lưu trữ theo quy định
Thời hạn lưu trữ từng loại hồ sơ khác nhau và có thể thay đổi theo văn bản pháp luật hiện hành. Chúng tôi không đưa ra con số cụ thể ở đây vì quy định có thể được cập nhật. Doanh nghiệp nên tham khảo văn bản mới nhất hoặc hỏi kế toán trước khi hủy bất kỳ tài liệu nào.
Lập ngân sách cho văn phòng mới
Khi lập ngân sách, nhiều doanh nghiệp chỉ tính nội thất và tiền thuê. Mạng, thiết bị lưu trữ nhỏ và bảo mật thường bị bỏ sót, đến lúc cần mới phát sinh chi phí gấp và làm lệch dòng tiền của tháng đó. Liệt kê đủ các hạng mục ngay từ đầu, kể cả những thứ tưởng nhỏ, sẽ giúp bạn chủ động hơn nhiều.
Bảo mật ở đây không chỉ là phần mềm hay tường lửa. Nó còn gồm việc cất giữ vật lý như tủ khóa, két sắt hoặc thiết bị khóa điện tử. Nên dành một khoản dự phòng riêng cho an ninh, dù số tiền không lớn, để không phải cắt bớt khi có việc phát sinh bất ngờ.
Chọn thiết bị khóa điện tử cho hồ sơ quan trọng
Khóa điện tử hiện nay thường có ba kiểu mở chính: mã số cá nhân, vân tay và thẻ từ. Mỗi kiểu có ưu nhược điểm riêng, và lựa chọn nên dựa trên số người cần truy cập cũng như thói quen làm việc của đội ngũ.
Mã cá nhân cho từng người an toàn hơn mã chung. Khi nhân viên nghỉ việc, chỉ cần xóa mã của người đó, không phải đổi lại cho cả nhóm. Vân tay tiện lợi hơn nhưng cần kiểm tra độ nhạy trong điều kiện thực tế, vì cảm biến đôi khi kém khi tay ẩm hoặc bẩn. Thẻ từ dễ bị mất, nên doanh nghiệp cần quy trình báo mất rõ ràng và khóa thẻ ngay lập tức.
Khi tham khảo giá két điện tử cho văn phòng, đừng chỉ nhìn giá mua ban đầu. Hãy hỏi thêm về phí bảo trì, chi phí thay pin và khả năng nâng cấp về sau. Nếu công ty đặt tại TP.HCM, bạn cũng nên tham khảo đơn vị lắp đặt gần nhất để thuận tiện bảo hành sau này.
Vị trí đặt trong văn phòng nhỏ
Vị trí đặt thiết bị lưu trữ quan trọng không kém chính thiết bị. Nên đặt gần phòng quản lý hoặc khu vực có người thường xuyên qua lại, nhưng không quá lộ liễu. Tránh đặt cạnh cửa kính hoặc lối đi chính, vừa dễ bị lộ vừa dễ bị tác động từ bên ngoài.
Trước khi đặt, kiểm tra tải trọng sàn, vì loại két nặng cần nền đủ chắc, nếu không có thể gây võng hoặc nứt sàn về lâu dài. Thiết bị nên được bắt cố định vào tường hoặc nền để tránh bị di chuyển khi khiêng vác.
Tổng chi phí sở hữu trong ba năm
Khi so sánh các phương án, hãy nhìn tổng chi phí khoảng ba năm thay vì chỉ giá mua. Tổng này gồm giá mua, phí vận chuyển và lắp đặt, phí bảo trì định kỳ và chi phí thay pin trong suốt thời gian sử dụng.
Một thiết bị rẻ hơn lúc đầu nhưng phải thay pin thường xuyên hoặc khó bảo trì có thể đắt hơn về lâu dài. Đặt cạnh đó là rủi ro mất hồ sơ: một lần mất hợp đồng hay con dấu có thể tốn kém hơn nhiều khoản đầu tư ban đầu, từ chi phí làm lại thủ tục đến thời gian gián đoạn công việc. Tính đủ các khoản này sẽ giúp quyết định sáng suốt hơn.
Những sai lầm hay gặp ở doanh nghiệp mới
Có hai sai lầm đội ngũ chúng tôi gặp rất thường xuyên. Sai lầm đầu tiên là dùng một mã truy cập chung cho cả nhóm. Lúc đầu cách này tiện, nhưng khi có sự cố, không ai biết chính xác ai đã mở và lúc nào.
Sai lầm thứ hai là không đổi mã khi nhân sự nghỉ việc. Người cũ vẫn có thể mở két sau nhiều tháng mà doanh nghiệp không hay biết. Hãy coi việc đổi mã là bước bắt buộc trong quy trình nghỉ việc, đặt ngang hàng với việc thu lại thẻ nhân viên hay tài khoản email.
Câu hỏi thường gặp
Con dấu nên cất ở đâu?
Con dấu nên được cất trong tủ hoặc két có khóa, đặt ở vị trí chỉ người phụ trách mới tiếp cận được. Không nên để trong ngăn bàn chung, vì đó chính là nguyên nhân của không ít rắc rối chúng tôi từng chứng kiến.
Hợp đồng bản gốc lưu bao lâu?
Thời hạn lưu hợp đồng bản gốc phụ thuộc loại hợp đồng và quy định hiện hành. Bạn nên hỏi kế toán hoặc tham khảo văn bản mới nhất trước khi hủy bất kỳ bản gốc nào, tránh hủy nhầm rồi mới phát hiện cần dùng.
Công ty nhỏ có cần két riêng không?
Có, nếu công ty có con dấu, hợp đồng bản gốc hoặc tiền mặt cần bảo quản. Quy mô nhỏ không đồng nghĩa rủi ro thấp. Chi phí cho một chiếc két phù hợp thường tương xứng với giá trị tài sản nó bảo vệ, nên đây là khoản đáng cân nhắc ngay từ đầu.
Nên đổi mã truy cập bao lâu một lần?
Chúng tôi khuyên đổi mã định kỳ khoảng ba đến sáu tháng, và đổi ngay khi có nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển vị trí. Thói quen đơn giản này giúp giảm rủi ro đáng kể với chi phí gần như bằng không.
Nếu bạn đang chuẩn bị mở văn phòng mới, hãy bắt đầu bằng việc lập danh mục tài sản và phân quyền rõ ràng. Đội ngũ của chúng tôi cũng sẵn sàng chia sẻ thêm cách thiết lập quy trình phù hợp với quy mô doanh nghiệp, từ chọn thiết bị đến sắp xếp khu vực cất giữ, tại trang chủ thietkewebthuonghieu.com.