Đi gặp khách, dự hội thảo hay đứng ở gian triển lãm, một tờ brochure gọn gàng thường giúp người mua nhớ đến bạn lâu hơn. Thiết kế brochure đúng cách là bước đầu giúp tài liệu này phát huy tác dụng. Đây là tài liệu giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ, có thể in ra giấy hoặc xuất thành file PDF. Bài này tổng hợp những câu hỏi chúng tôi gặp nhiều nhất từ doanh nghiệp khi bắt đầu thiết kế brochure, kèm câu trả lời rút ra từ các dự án đã làm.
Brochure là gì và vì sao doanh nghiệp vẫn cần nó?
Brochure là tài liệu ngắn, thường từ vài trang đến vài chục trang. Nó trình bày sản phẩm, dịch vụ và năng lực của đơn vị theo cách dễ đọc. Bạn có thể hình dung nó như một tấm danh thiếp mở rộng, để khách cầm trên tay và đọc lại sau buổi gặp.
Nhiều người cho rằng brochure đã lỗi thời vì đã có website. Thực tế, khách B2B vẫn thích cầm tài liệu giấy khi ngồi họp. Họ cần một thứ để chuyển tiếp cho sếp. Đội ngũ chúng tôi từng thấy một đối tác phần mềm quản lý kho gửi lại đúng tờ brochure đã nhận cho ban giám đốc của khách. Nhờ tờ giấy đó, cuộc họp kế tiếp diễn ra nhanh hơn hẳn, vì người ra quyết định nhớ được ý chính mà không cần mở laptop.
Lời khuyên của chúng tôi khá đơn giản. Nếu đội sales thường xuyên đi gặp khách, tham dự hội thảo hoặc triển lãm, hãy in một lượng nhỏ đủ dùng. Nếu chủ yếu gửi qua email hoặc chia sẻ trên mạng, một file PDF gọn nhẹ là đủ và không tốn chi phí in ấn.
- Doanh nghiệp có đội sales đi gặp khách trực tiếp: nên có bản in.
- Doanh nghiệp bán chủ yếu online: PDF là lựa chọn hợp lý.
- Công ty phần mềm bán cho doanh nghiệp lớn: nên có cả hai dạng để dùng linh hoạt.
Thiết kế brochure mất bao lâu và tốn bao nhiêu tiền?
Thời gian phụ thuộc vào quy trình và số vòng chỉnh sửa. Quy trình của chúng tôi gồm năm bước: nhận brief, phác thảo bố cục, duyệt, chỉnh sửa rồi bàn giao file in. Mỗi bước có thể mất vài ngày.
Khâu hay bị chậm nhất là duyệt nội dung. Người phê duyệt thường có nhiều ý kiến khác nhau, và mỗi vòng góp ý lại kéo thêm thời gian. Nếu bạn chốt sớm bộ thông tin cần đưa vào, tiến độ sẽ thoải mái hơn nhiều. Chúng tôi thường đề nghị khách gom ý kiến của ban lãnh đạo thành một bản duy nhất trước khi bắt tay vào bố cục.
Ba yếu tố làm kéo dài thời gian nhất là số trang, số vòng sửa và việc có cần chụp ảnh sản phẩm hay không. Một brochure bốn trang với ảnh có sẵn sẽ xong nhanh hơn nhiều so với tài liệu mười hai trang phải chụp lại toàn bộ sản phẩm.
Về chi phí, chúng tôi không đưa ra con số cố định vì giá biến động theo chất lượng giấy, số lượng in và đơn vị thực hiện. Cách an toàn nhất là xin báo giá theo đúng số trang và số lượng in của bạn, rồi so sánh ít nhất hai đến ba nơi. Báo giá cụ thể là thứ bạn kiểm chứng được, còn các con số ước lượng chung chung trên mạng chỉ nên coi là tham khảo.
Nên chọn khổ giấy và số trang nào khi thiết kế brochure?
Khổ giấy quyết định cách khách cầm và lật tài liệu. Ba khổ phổ biến nhất là A4 gập ba, A5 và khổ vuông, mỗi khổ hợp một mục đích khác nhau.
A4 gập ba phù hợp khi bạn cần trình bày nhiều thông tin cho khách doanh nghiệp, vì họ quen với khổ giấy công sở và dễ đọc khi trải ra bàn họp. A5 gọn hơn, tiện để phát tại sự kiện hoặc bỏ túi, nhưng dung lượng nội dung ít hơn. Khổ vuông lại nổi bật khi bạn giới thiệu sản phẩm có giao diện đẹp cần khoe ảnh lớn.
Lưu ý về in ấn cũng quan trọng không kém. Phần nền màu cần tràn ra ngoài mép cắt, gọi là vùng bleed, thường khoảng 3mm tùy đơn vị in. Chữ và logo phải nằm trong vùng an toàn, cách mép cắt một khoảng đủ để không bị xén khi cắt giấy. Độ dày giấy cũng ảnh hưởng đến cảm giác cầm tay: giấy quá mỏng dễ nhàu, còn quá dày lại khó gấp.
Nội dung nào trong brochure công nghệ đủ sức thuyết phục?
Đây là câu hỏi khiến nhiều người đau đầu nhất. Nguyên tắc đầu tiên là nói lợi ích trước, tính năng sau. Khách hàng không quan tâm phần mềm có bao nhiêu module. Họ quan tâm nó giúp tiết kiệm bao nhiêu thời gian hoặc tránh được lỗi nào trong công việc hằng ngày.
Lấy ví dụ bạn bán phần mềm quản lý kho. Đừng mở đầu bằng một danh sách tính năng dài. Hãy mô tả quy trình nhập, xuất và kiểm kê đúng như khách đang làm mỗi ngày, rồi mới chỉ ra chỗ phần mềm rút ngắn từng bước. Khi khách nhận ra hình ảnh công việc của chính mình trên trang giấy, họ sẽ đọc tiếp với tâm thế khác hẳn.
Số liệu cần được dùng thận trọng. Nếu có số liệu thật từ khách hàng, hãy đưa vào và ghi rõ nguồn hoặc quy mô khảo sát. Tuyệt đối không tự đặt ra con số hiệu quả, vì khi khách phát hiện, uy tín của cả đội sẽ bị ảnh hưởng. Nếu chưa có dữ liệu thực, hãy dùng mô tả định tính và nói rõ đó là kết quả kỳ vọng cần kiểm chứng thêm.
Cuối cùng, mỗi tờ brochure nên có một lời kêu gọi hành động rõ ràng, như đăng ký dùng thử hoặc nhận báo giá. Chỉ nên có một lời kêu gọi chính để khách không bị phân tâm.
File in và file số khác nhau ở những điểm nào?
Đây là chỗ nhiều người mới hay vấp. Màn hình hiển thị màu theo hệ RGB, còn máy in mực dùng hệ CMYK. Một màu xanh rực trên màn hình có thể in ra thành xanh đục, vì gam CMYK hẹp hơn RGB ở một số vùng. Nếu thiết kế bằng RGB rồi in thẳng, màu sẽ lệch so với bản bạn đã duyệt.
Độ phân giải cũng khác nhau. Với file in, chúng tôi thường dùng 300dpi để chữ và ảnh sắc nét khi nhìn gần. Với file số, 72dpi đủ cho màn hình nhưng sẽ mờ nếu đem in. Vì vậy đừng dùng chung một file cho cả hai mục đích mà không điều chỉnh lại.
Khi nào nên dùng PDF tương tác? Khi tài liệu cần đưa lên mạng hoặc gửi cho khách xem trên điện thoại, PDF có liên kết và mục lục rất tiện. Còn file in chuẩn thì bắt buộc phải là CMYK, có bleed và vùng an toàn đầy đủ.
Làm sao để biết brochure đang phát huy hiệu quả?
Brochure khó đo hơn landing page vì không có công cụ thống kê tự động như trên website. Tuy vậy, bạn vẫn có thể theo dõi vài chỉ số đơn giản. Số lượt tải PDF, số lần quét mã QR in trên tờ rơi và số khách để lại thông tin sau hội thảo là ba chỉ số đội ngũ chúng tôi thường dùng nhất.
Mỗi kênh phát hành có cách đo riêng. Với bản in phát tại sự kiện, bạn đếm số tờ đã phát rồi đối chiếu với số đầu mối thu được tại gian hàng. Với PDF gửi email, công cụ gửi thư thường cho biết ai đã mở và đã tải.
Dưới đây là gợi ý đối chiếu theo kênh, mang tính tham khảo. Bạn cần tự kiểm chứng trên dữ liệu thực tế của mình.
| Kênh phát hành | Chỉ số nên theo dõi | Cách thu thập |
|---|---|---|
| Phát tại hội thảo | Số tờ phát ra và số lead thu được | Đếm tờ và ghi chú form đăng ký tại gian hàng |
| Gửi PDF qua email | Tỷ lệ mở và lượt tải | Công cụ gửi thư |
| Gắn mã QR trên tờ in | Lượt quét mã | Đường link rút gọn có gắn đo lường |
Cần nói thẳng rằng brochure không thể đo chính xác như landing page, nên đừng kỳ vọng số liệu tuyệt đối. Hãy xem các chỉ số này như chỉ dẫn xu hướng để điều chỉnh các lần in sau.
Nên thuê dịch vụ thiết kế hay tự làm bằng công cụ có sẵn?
Câu trả lời phụ thuộc vào thời gian, ngân sách và mức độ quan trọng của thương hiệu. Tự làm bằng template tiết kiệm tiền và nhanh với nội dung đơn giản. Nhưng khi tài liệu là bộ mặt của công ty trước những khách hàng lớn, chất lượng bố cục và sự nhất quán thương hiệu quan trọng hơn chi phí.
Thuê ngoài thường phù hợp hơn khi bạn cần brochure có hình ảnh riêng, nhiều trang hoặc phải khớp với bộ nhận diện sẵn có. Tự làm có thể ổn nếu nội dung ngắn, ít yêu cầu hình ảnh và đã có người am hiểu công cụ. Dù vậy, bạn vẫn nên kiểm tra kỹ khoảng cách chữ, màu sắc và bố cục trước khi in, vì một lỗi nhỏ ở bản số hóa có thể thành lỗi lớn khi in hàng nghìn tờ.
Brochure và landing page nên phối hợp thế nào?
Brochure và landing page không nên tách rời. Cách làm hiệu quả là để brochure dẫn khách về landing page, nơi họ tìm hiểu sâu hơn và để lại thông tin. Cầu nối thường là mã QR in trên tờ rơi hoặc một đường link rút gọn dễ nhớ. Bạn có thể tham khảo thêm top 10 câu hỏi thường gặp về thiết kế landing page để chuẩn bị phần trang đích cho đồng bộ.
Thông điệp và màu sắc giữa hai bên phải nhất quán. Khi khách cầm brochure tông xanh navy mà lên landing page lại thấy một màu hoàn toàn khác, họ dễ nghi ngờ mình đã đến đúng chỗ hay chưa.
Từ kinh nghiệm thực tế, mỗi tờ brochure chỉ nên có một lời kêu gọi duy nhất, ví dụ “quét mã để nhận báo giá”. Khi nhồi quá nhiều lời kêu gọi cùng lúc, khách thường không làm gì cả.
Câu hỏi thường gặp về thiết kế brochure
Brochure nên in bao nhiêu trang là vừa?
Với mục đích giới thiệu nhanh tại sự kiện, bốn đến tám trang thường là đủ. Nếu cần trình bày quy trình và nhiều sản phẩm cho khách doanh nghiệp, có thể lên mười hai trang, nhưng mỗi trang phải gọn gàng. Số trang nên bám theo lượng thông tin thực sự cần truyền tải, không nên độn cho dày.
Có cần giữ file nguồn để sửa sau này không?
Có. Bạn nên yêu cầu đơn vị thiết kế bàn giao cả file nguồn chỉnh sửa lẫn file xuất bản. Khi cần cập nhật giá hay đổi số điện thoại, có file nguồn bạn sẽ không phải làm lại từ đầu. Nhiều doanh nghiệp bỏ quên khâu này và phải trả thêm chi phí chỉ để sửa một dòng chữ.
Có nên làm brochure song ngữ Việt – Anh?
Nếu bạn thường xuyên có khách quốc tế hoặc đối tác nước ngoài, bản song ngữ là lợi thế rõ rệt. Bản dịch cần được người am hiểu thuật ngữ ngành kiểm tra, vì dịch máy thường làm sai nghĩa các khái niệm chuyên môn. Nếu thị trường chủ yếu trong nước, bạn có thể làm bản tiếng Việt trước và bổ sung bản tiếng Anh khi thực sự có nhu cầu.
Nếu bạn đang chuẩn bị brochure cho một đợt triển lãm hay chiến dịch bán hàng, hãy bắt đầu bằng việc xác định rõ ai sẽ cầm tờ tài liệu và họ cần biết điều gì nhất. Câu trả lời ấy sẽ quyết định khổ giấy, nội dung và lời kêu gọi hành động của bạn. Nếu cần hỗ trợ, đội ngũ chúng tôi sẵn sàng tư vấn thiết kế website và thương hiệu để bạn có bộ tài liệu đồng bộ ngay từ đầu.
Tham khảo thêm: top 10 lưu ý thiết kế brochure đẹp mà vẫn chốt được khách và brochure là gì và những mẫu brochure cho doanh nghiệp.
Nguồn tham khảo về quy chuẩn in ấn: hướng dẫn chuẩn bị file in của Adobe.