Top 7 web app và phần mềm quản lý cho người mới bắt đầu kinh doanh chính là chủ đề chúng tôi muốn chia sẻ trong bài này. Quản lý bằng Excel tay, đơn hàng tăng lên là rối loạn ngay. Đây là chuyện chúng tôi chứng kiến rất nhiều người mới kinh doanh gặp phải.
Người mới kinh doanh thường trì hoãn dùng phần mềm quản lý vì nghĩ quy mô nhỏ chưa cần. Đến khi đơn hàng tăng, họ mới lúng túng xử lý. Danh sách dưới đây được chúng tôi chọn lọc kỹ cho người mới bắt đầu, có tiêu chí và hạn chế thật cho từng mục. Với tính năng nào chưa chắc chắn, chúng tôi sẽ nói thẳng là cần kiểm tra trên bản dùng thử, không khẳng định bừa.
Phần mềm 1: Web app quản lý bán hàng cơ bản
Tiêu chí chúng tôi đặt ra cho nhóm này là giao diện đơn giản, dễ dùng ngay không cần đào tạo nhiều. Lý do là người mới thường không có nhiều thời gian để học một hệ thống phức tạp ngay từ đầu.
Web app này hợp với người mới bán hàng online quy mô nhỏ. Bạn chưa cần tính năng phức tạp như quản lý đa kênh hay báo cáo chuyên sâu ở giai đoạn này. Cần nói thật, bản miễn phí thường giới hạn số lượng đơn hàng hoặc sản phẩm quản lý, nên bạn nên theo dõi hạn mức còn lại trước khi đơn hàng bất ngờ vượt giới hạn giữa mùa cao điểm.
So với việc quản lý bằng file Excel rời rạc, một số spa đã chuyển sang dùng phần mềm chuyên biệt. Bạn có thể tham khảo thêm bài 5 lý do cho thấy quản lý spa bằng phần mềm vượt trội hơn quản lý Excel mà chúng tôi từng viết, nguyên lý áp dụng được cho nhiều ngành khác nhau.
Phần mềm 2: Công cụ quản lý khách hàng (CRM) đơn giản
CRM là viết tắt của Customer Relationship Management. Công cụ này giúp lưu thông tin khách hàng và lịch sử mua hàng tập trung một chỗ, thay vì rải rác trong sổ tay hay tin nhắn Zalo, Facebook.
Công cụ này hợp với người mới bắt đầu xây dựng tệp khách hàng thân thiết. Bạn có thể chăm sóc lại khách cũ mà không phải nhớ hết bằng trí nhớ. CRM đơn giản thường thiếu tính năng phân tích hành vi khách hàng sâu như bản trả phí cao cấp. Đây là hạn chế cần chấp nhận nếu bạn chọn phiên bản cơ bản để tiết kiệm chi phí ban đầu.
Phần mềm 3: Web app quản lý kho hàng cơ bản
Chức năng cốt lõi của nhóm phần mềm này là theo dõi tồn kho theo thời gian thực. Phần mềm sẽ cảnh báo khi sắp hết hàng để bạn kịp nhập thêm, tránh trường hợp khách đặt trúng sản phẩm đã hết.
Chúng tôi từng gặp trường hợp người mới kinh doanh bán hết hàng mà không biết, khiến khách chờ lâu và mất thiện cảm. Nguyên nhân chỉ vì họ không có công cụ theo dõi tồn kho tự động. Một số web app miễn phí chưa hỗ trợ quản lý nhiều kho, nhiều chi nhánh cùng lúc. Đây là điều cần lưu tâm nếu bạn có kế hoạch mở rộng thêm điểm bán trong thời gian tới.
Phần mềm 4: Công cụ kế toán thu chi đơn giản cho người mới
Ghi chép thu chi rõ ràng và xuất báo cáo cơ bản không cần kiến thức kế toán chuyên sâu là tiêu chí quan trọng nhất với nhóm công cụ này. Lý do là phần lớn người mới kinh doanh không có nền tảng kế toán bài bản.
Công cụ này hợp với người mới kinh doanh cá thể, chưa thuê kế toán riêng, chỉ cần theo dõi tiền vào tiền ra hằng ngày. Tuy nhiên, nó không thay thế được phần mềm kế toán chuyên nghiệp khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn và cần kê khai thuế phức tạp. Đây là giới hạn bạn nên biết trước, để không phụ thuộc quá lâu vào công cụ đơn giản này.
Bảng tổng hợp Top 7 web app và phần mềm quản lý cho người mới bắt đầu
Trước khi đi tiếp, bạn có thể xem nhanh danh sách tổng hợp dưới đây để so sánh 7 web app và phần mềm quản lý phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh.
- Quản lý bán hàng cơ bản: ghi nhận đơn hàng, sản phẩm; phù hợp bán online quy mô nhỏ; hạn chế là bản miễn phí giới hạn số đơn, sản phẩm.
- CRM đơn giản: lưu thông tin, lịch sử khách hàng; phù hợp khi mới xây tệp khách thân thiết; hạn chế là thiếu phân tích hành vi sâu.
- Quản lý kho hàng cơ bản: theo dõi tồn kho, cảnh báo hết hàng; phù hợp một điểm bán, chưa nhiều chi nhánh; hạn chế là khó quản lý nhiều kho cùng lúc.
- Kế toán thu chi đơn giản: ghi chép thu chi, báo cáo cơ bản; phù hợp kinh doanh cá thể nhỏ; hạn chế là không thay thế kế toán chuyên nghiệp.
- Lên lịch, quản lý công việc nhóm: giao việc, theo dõi tiến độ; phù hợp khi có 2-3 nhân viên đầu tiên; hạn chế là cần thời gian để nhóm quen dùng đều.
- Tạo website, landing page không code: dựng trang bán hàng nhanh; phù hợp khi muốn test thị trường trước; hạn chế là giao diện dễ trùng người khác.
- Quản lý hóa đơn điện tử cơ bản: xuất, lưu trữ hóa đơn; phù hợp khi cần tuân thủ quy định hóa đơn; hạn chế là cần chọn đúng phần mềm tương thích.
Phần mềm 5: Công cụ lên lịch và quản lý công việc nhóm
Giao việc và theo dõi tiến độ rõ ràng khi bắt đầu có thêm nhân sự hỗ trợ là tiêu chí quan trọng của nhóm công cụ này. Đây là lúc kinh doanh của bạn đã lớn hơn một người tự làm hết mọi việc.
Công cụ này hợp với người mới kinh doanh có 2-3 nhân viên đầu tiên, cần phối hợp công việc hiệu quả mà không phải nhắn tin hỏi tiến độ liên tục. Bạn cũng cần thời gian để cả nhóm quen với việc cập nhật tiến độ đều đặn trên công cụ mới. Đây là hạn chế thực tế, đừng kỳ vọng mọi người dùng thành thạo ngay tuần đầu tiên.
Chúng tôi từng phân tích khá kỹ vấn đề này trong bài lợi ích phần mềm quản lý công việc đối với doanh nghiệp. Bài viết này đáng đọc nếu bạn đang cân nhắc nhóm công cụ này.
Phần mềm 6: Web app tạo website, landing page không cần code
Dựng trang bán hàng cơ bản nhanh mà không cần thuê lập trình viên ngay từ đầu là lý do nhiều người mới kinh doanh chọn nhóm công cụ này.
Chúng tôi từng gặp trường hợp người mới kinh doanh dùng landing page dựng sẵn để test thị trường trước khi đầu tư website riêng. Cách này giúp tiết kiệm được cả thời gian lẫn chi phí ban đầu. Tuy nhiên, mẫu giao diện có sẵn thường trùng lặp với nhiều người dùng khác. Đây là điểm đáng cân nhắc vì khó tạo sự khác biệt thương hiệu nếu bạn chỉ dùng mẫu có sẵn mà không tùy chỉnh thêm.
Khi kinh doanh phát triển và cần một hệ thống web phức tạp hơn với nhiều đội cùng phát triển song song, bạn có thể tham khảo thêm bài micro frontend là gì, kiến trúc web app cho nhiều team mà chúng tôi từng giải thích. Dù vậy, đây là bước xa hơn nhiều so với giai đoạn mới bắt đầu.
Phần mềm 7: Công cụ quản lý hóa đơn điện tử cơ bản
Xuất hóa đơn nhanh và lưu trữ tập trung để dễ tra cứu khi cần đối chiếu là chức năng cốt lõi của nhóm công cụ này. Nhóm công cụ này giúp bạn tuân thủ quy định pháp lý ngay từ khi mới bắt đầu.
Công cụ này hợp với người mới kinh doanh cần tuân thủ quy định hóa đơn nhưng chưa có hệ thống kế toán riêng để xử lý việc này. Bạn cần tìm hiểu quy định hóa đơn điện tử hiện hành để chọn phần mềm tương thích đúng chuẩn. Đây là bước không nên bỏ qua, vì quy định có thể thay đổi theo từng giai đoạn.
Bạn có thể tham khảo thêm tại e-pro.vn để tìm hiểu thêm giải pháp phù hợp với nhu cầu hóa đơn của mình.
Sai lầm thường gặp khi người mới chọn phần mềm quản lý
Khi chọn phần mềm quản lý, người mới kinh doanh thường gặp một số sai lầm phổ biến sau:
- Chọn phần mềm quá nhiều tính năng ngay từ đầu: trong khi nhu cầu thực tế còn đơn giản, dẫn đến trả tiền cho những tính năng chẳng bao giờ dùng tới.
- Không kiểm tra khả năng nâng cấp: khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn, phải chuyển đổi phần mềm giữa chừng, gây gián đoạn công việc.
- Dùng nhiều phần mềm rời rạc, không đồng bộ dữ liệu: khiến nhiều người mất thời gian nhập liệu hai lần, vừa tốn công vừa dễ sai sót giữa các hệ thống.
Nên bắt đầu từ phần mềm miễn phí hay đầu tư ngay bản trả phí
Người mới nên bắt đầu từ bản miễn phí hoặc dùng thử để hiểu rõ quy trình vận hành trước. Điều này tốt hơn là vội vàng bỏ tiền cho một hệ thống mình chưa chắc sẽ dùng lâu dài.
Khi quy mô tăng, bạn có thể cân nhắc nâng cấp bản trả phí có tính năng tự động hóa nhiều hơn để tiết kiệm thời gian xử lý thủ công. Tuy nhiên, tránh đầu tư phần mềm đắt tiền ngay từ đầu khi chưa xác định rõ mô hình kinh doanh ổn định. Có thể bạn sẽ phải đổi hướng kinh doanh sau vài tháng thử nghiệm.
Câu hỏi thường gặp
Người mới kinh doanh nên bắt đầu dùng phần mềm quản lý từ khi nào?
Nên bắt đầu ngay từ những đơn hàng đầu tiên, dù chỉ với công cụ đơn giản như bảng tính hoặc web app miễn phí. Chờ tới khi đơn hàng tăng mới tìm phần mềm thường khiến bạn rối. Lý do là bạn phải vừa xử lý đơn vừa học cách dùng công cụ mới cùng lúc.
Có nên dùng nhiều phần mềm riêng lẻ hay tìm một nền tảng tích hợp nhiều chức năng?
Nếu có thể, nên ưu tiên nền tảng tích hợp nhiều chức năng để tránh phải nhập liệu nhiều lần trên các hệ thống khác nhau. Nếu ngân sách còn hạn chế, dùng vài phần mềm miễn phí riêng lẻ vẫn ổn. Miễn là bạn có quy trình rõ ràng để đối chiếu dữ liệu giữa các công cụ.
Web app miễn phí có đủ an toàn để lưu dữ liệu khách hàng không?
Phần lớn web app từ nhà cung cấp uy tín đều có biện pháp bảo mật cơ bản. Tuy nhiên, bạn nên đọc kỹ chính sách bảo mật trước khi nhập dữ liệu khách hàng. Với dữ liệu nhạy cảm, nên cân nhắc thêm sao lưu định kỳ để phòng trường hợp sự cố ngoài ý muốn.
Khi nào nên chuyển từ web app miễn phí sang phần mềm quản lý trả phí chuyên sâu hơn?
Nên chuyển khi bạn thường xuyên chạm tới giới hạn của bản miễn phí, như quá số lượng đơn hàng hoặc sản phẩm cho phép. Bạn cũng nên chuyển khi cần tính năng tự động hóa để tiết kiệm thời gian xử lý thủ công đang ngày càng nhiều.